Tłumaczenia, apostille i dokumenty z Polski — co naprawdę jest potrzebne

To jeden z tych tematów, na których ludzie tracą najwięcej niepotrzebnie — czas, pieniądze i wyjazdy do urzędu. Krąży bowiem informacja, że każdy polski dokument do Holandii wymaga apostille i tłumaczenia przysięgłego. W większości przypadków to już nieprawda.

Apostille — co się zmieniło

Apostille to pieczęć potwierdzająca autentyczność dokumentu urzędowego wydanego w innym państwie. Kiedyś była standardem także wewnątrz Unii Europejskiej.

Od 16 lutego 2019 roku obowiązuje unijne rozporządzenie, które znosi wymóg apostille dla dokumentów urzędowych krążących między krajami Unii w najczęstszych sprawach: urodzenie, małżeństwo, zgon, stan cywilny, miejsce zamieszkania, brak wpisu w rejestrze karnym.

Reklama

Praktycznie: na akt urodzenia i akt małżeństwa z Polski składany w holenderskiej gminie apostille zwykle nie jest potrzebne.

Co zamiast apostille: odpis wielojęzyczny

Zamiast pieczęci poproś w polskim urzędzie stanu cywilnego o jedno z dwóch:

• Odpis wielojęzyczny (odpis skrócony na formularzu międzynarodowym) — dokument w kilku językach naraz, akceptowany w całej Europie bez tłumaczenia.
• Wielojęzyczny formularz standardowy — załącznik dołączany do zwykłego odpisu, będący pomocą w tłumaczeniu. Urząd wydaje go bezpłatnie razem z odpisem, ale trzeba o niego poprosić — sam z siebie nikt go nie dołączy.

To jest cała sztuczka: prosisz o odpis i o formularz wielojęzyczny, i masz komplet, którego holenderska gmina nie odrzuci.

Kiedy apostille jednak będzie potrzebne

• Dokumenty spoza Unii Europejskiej — tu zwolnienie nie działa.
• Dyplomy i świadectwa szkolne — nie są objęte zwolnieniem; przy nostryfikacji i uznawaniu wykształcenia bywają wymagane.
• Dokumenty notarialne, sądowe i pełnomocnictwa — zależnie od instytucji, która je przyjmuje.
• Gdy instytucja wyraźnie tego żąda. Zdarza się, że urzędnik prosi z przyzwyczajenia. Wtedy zapytaj o podstawę prawną, ale jeśli sprawa jest pilna — czasem szybciej pieczęć wyrobić niż się spierać.

Apostille wyrabia się w Polsce, a nie w Holandii: dla aktów stanu cywilnego i większości dokumentów urzędowych właściwe jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych, dla dokumentów notarialnych — sąd okręgowy. Z Holandii załatwia się to przez pełnomocnika i trwa znacznie dłużej.

Tłumacz przysięgły — kiedy naprawdę trzeba

Jeśli dokument nie ma wersji wielojęzycznej, a instytucja go wymaga po niderlandzku, potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe (beëdigde vertaling).

Uwaga na rzecz, która potrafi zaskoczyć: holenderskie urzędy zwykle wymagają tłumacza wpisanego do holenderskiego rejestru tłumaczy przysięgłych, a nie polskiego tłumacza przysięgłego. Tłumaczenie zrobione w Polsce bywa odrzucane. Zanim zapłacisz, zapytaj instytucję wprost, czy uzna tłumaczenie wykonane w Polsce. Ta jedna wiadomość e-mail oszczędza często kilkaset złotych.

Tłumacza wpisanego do rejestru w Holandii znajdziesz w wyszukiwarce rejestru Rbtv prowadzonego przez Bureau Wbtv.

Co zamówić w Polsce przed wyjazdem

Kolejna rzecz z gatunku „zajmuje godzinę teraz, oszczędza miesiąc później". Zanim wyjedziesz, weź:

• Odpis zupełny aktu urodzenia + formularz wielojęzyczny (dla siebie i każdego dziecka)
• Odpis aktu małżeństwa + formularz wielojęzyczny, jeśli dotyczy
• Zaświadczenie o niekaralności, jeśli wiesz, że idziesz do branży, która go wymaga
• Dokumentację szkolną dziecka — świadectwa, opinie, informacja o szczepieniach
• Kartę szczepień i wypis z dokumentacji medycznej przy chorobach przewlekłych
• Prawo jazdy (patrz Polskie prawo jazdy w Holandii)

Zrób też skany wszystkiego i trzymaj je w chmurze. Utrata dokumentów za granicą jest wielokrotnie bardziej uciążliwa niż w kraju.

Profil zaufany — Twoje polskie sprawy z Holandii

Załóż Profil Zaufany albo aplikację mObywatel, zanim wyjedziesz. Z Holandii załatwisz nimi po polskiej stronie sporo rzeczy bez jeżdżenia do urzędu — w tym zamówienie kolejnych odpisów aktów, gdy okaże się, że gmina chce świeższy dokument.

To osobna rzecz niż holenderski DigiD: Profil Zaufany działa w Polsce, DigiD w Holandii. Potrzebujesz obu.

Ważność dokumentów

Wiele holenderskich instytucji przyjmuje odpisy aktów nie starsze niż kilka miesięcy. Odpis wydany pięć lat temu bywa odrzucany, mimo że treść się nie zmieniła. Zamawiaj świeże, gdy wiesz, że będą potrzebne, i pytaj instytucję o dopuszczalny wiek dokumentu.

Poradnik ma charakter informacyjny. Wymagania różnią się między gminami i instytucjami — przed poniesieniem kosztów zapytaj bezpośrednio tam, gdzie składasz dokument.