Faktura w Holandii — co musi zawierać i najczęstsze błędy

Faktura, która nie spełnia wymogów, ma dwa skutki i oba są kosztowne: Twój klient nie odliczy z niej podatku (więc będzie ją odsyłał), a przy kontroli urząd może zakwestionować całe rozliczenie. Warto więc ustawić to raz, dobrze.

Co musi znaleźć się na fakturze

• Słowo „factuur" i data wystawienia
• Numer faktury — kolejny, bez luk (o tym niżej)
• Twoje dane: nazwa firmy, adres, numer KVK i BTW-identificatienummer
• Dane nabywcy: nazwa i adres; przy sprzedaży do firmy w innym kraju Unii także jego numer VAT
• Opis towaru lub usługi oraz ilość
• Data dostawy lub wykonania usługi, jeśli inna niż data faktury
• Kwota netto, stawka BTW, kwota BTW i kwota brutto — rozbite, a nie jedną kwotą
• Przy kilku stawkach — rozbicie osobno dla każdej

Stawki BTW w Holandii to stawka podstawowa, obniżona (m.in. żywność, książki, część usług) i zerowa. Jeśli nie masz pewności, która obowiązuje Twoją usługę, zapytaj urząd, zanim wystawisz sto faktur — poprawianie jest droższe.

Numeracja — częstszy problem, niż się wydaje

Numery muszą być kolejne i niepowtarzalne. Luka w numeracji jest przy kontroli traktowana jak sygnał, że coś zniknęło.

Reklama

• Możesz mieć osobne serie (np. na usługi i na towary), ale każda musi być spójna.
• Popularny i bezpieczny format to 2026-001, 2026-002 — z resetem na początku roku.
• Nie kasuj wystawionej faktury. Jeśli była błędna, wystawiasz fakturę korygującą z odniesieniem do pierwotnej.

Terminy

• Wystawienie: najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy lub wykonania usługi.
• Płatność: termin ustalasz sam; przy braku ustaleń obowiązują terminy ustawowe. Wpisz go na fakturze wprost.
• Przechowywanie: dokumentację księgową trzymasz 7 lat, a przy nieruchomościach 10 lat. Dotyczy to też faktur elektronicznych — plik PDF na dysku wystarcza, ale zrób kopię zapasową.

Odwrotne obciążenie (verleggingsregeling)

W niektórych sytuacjach nie doliczasz BTW, tylko przerzucasz obowiązek jego rozliczenia na nabywcę. Najważniejsze przypadki:

• Podwykonawstwo w budowlance — gdy jako podwykonawca wykonujesz prace dla głównego wykonawcy. To dotyczy bardzo wielu polskich firm w Holandii.
• Usługi dla firmy z innego kraju Unii — rozlicza je nabywca w swoim kraju.
• Wybrane branże i towary (m.in. złom, elektronika powyżej progów).

Na takiej fakturze piszesz „btw verlegd" i podajesz numer VAT nabywcy, a w polu podatku nie wpisujesz kwoty.

Najczęstszy błąd: doliczenie BTW tam, gdzie należało je przerzucić. Klient odeśle fakturę, a jeśli zapłaci — obaj macie problem przy rozliczeniu.

Sprzedaż do innego kraju Unii

• Firmie — stawka zerowa z odwrotnym obciążeniem. Musisz mieć numer VAT nabywcy i go zweryfikować w unijnym systemie VIES, a transakcję wykazać w osobnej deklaracji podsumowującej (ICP).
• Osobie prywatnej — do określonego progu obrotu rozliczasz według zasad holenderskich; po jego przekroczeniu według kraju odbiorcy, przez unijny system OSS.

Zweryfikuj numer VAT kontrahenta i zapisz potwierdzenie. Jeśli okaże się nieważny, a Ty zastosowałeś stawkę zerową, podatek zapłacisz z własnej kieszeni.

Jeśli korzystasz z KOR

Przy zwolnieniu KOR nie wykazujesz BTW na fakturach i nie odliczasz go od zakupów. Warto dopisać informację o korzystaniu ze zwolnienia, żeby klient wiedział, dlaczego podatku nie ma. Szczegóły w poradniku KOR.

Gdy klient nie płaci

1. Przypomnienie — zwykle wystarcza; bywa, że faktura po prostu utknęła.
2. Wezwanie z terminem — przy kliencie prywatnym pamiętaj o obowiązkowym ostatnim wezwaniu z terminem 14 dni, zanim doliczysz koszty windykacji.
3. Odsetki i koszty — przy sprzedaży między firmami należą Ci się ustawowe odsetki oraz ryczałtowa rekompensata za koszty odzyskiwania.
4. Windykacja albo sąd. Dla mniejszych kwot droga sądowa jest prostsza, niż się wydaje.

Więcej o mechanizmach windykacji, także z perspektywy dłużnika, w poradniku Długi i komornik.

Poradnik ma charakter informacyjny. Stawki BTW, progi i szczegółowe wymogi podaje Belastingdienst — przy nietypowej działalności skonsultuj się z księgowym.